Envoyées sous forme papier par courrier, nombre de factures ne sont jamais remises aux clients ou à leurs équipes comptabilité fournisseurs. Il en résulte alors des dérapages de tout ordre qui amènent à des délais de paiement allongés et de nombreuses démarches connexes : relances, grands livres, validation des écritures, etc. Déjà présent en situation normale, ce phénomène s’est amplifié avec la crise sanitaire de la Covid-19 où la majorité des équipes ont dû travailler depuis leur domicile.

La facturation électronique a ainsi apporté un véritable confort d’usage pour les équipes comptables qui ont pu mener à bien leur mission. En effet, qu’elles soient envoyées par mail ou déposées sur des portails spécifiques, les factures sont alors réceptionnées en temps réel et peuvent être traitées au plus vite par les équipes en charge des paiements. De plus, la comptabilité fournisseur peut fluidifier ses processus de gestion et de traitement au travers de circuits de vérification (workflow…). Enfin, un archivage électronique à valeur légale se place comme la composante clé venant renforcer la force probatoire du document pendant toute sa durée de conservation et archivage.

Ce document, produit au format électronique et traité dans le respect des règles fiscales, n’a plus à faire ses preuves : à l’origine d’une entrée d’argent il est éminemment vital pour la survie d’une entreprise. Pour qui s’est penché sur le sujet, la facturation électronique n’est déjà plus une simple modalité de délivrance, elle est devenue un gain opérationnel et stratégique à part entière. Elle participe à l’agilité de la direction financière et se positionne comme un véritable atout pour accélérer les délais de paiement de factures. En cette période complexe où le sujet de la préservation de la trésorerie des entreprises est particulièrement sensible, il est donc fondamental de prendre toutes les dispositions nécessaires et mettre les meilleurs atouts de son côté.

Une chose est désormais admise : le Saas n’est plus un effet de mode, il a permis à nombre d’entreprises d’accéder à des outils jusqu’alors réservés « à d’autres ». L’intérêt des solutions EDI Saas s’inscrit dans cette dynamique en permettant de bénéficier de coûts d’accès compétitifs pour démarrer un projet EDI. En s’appuyant sur des outils mutualisés et semi-standardisés, il est alors possible de lancer un projet EDI à moindre coût. Opter pour le Saas présente aussi un autre avantage majeur : une fois le dispositif adopté par l’organisation, il sera possible, selon l’opérateur de service choisi, de réaliser une migration vers un environnement internalisé avec facilité si le prestataire retenu initialement commercialise aussi ses solutions en mode « On Premise ». Cette flexibilité est une donnée stratégique qui explique le lancement croissant de nombreuses initiatives en mode Saas : financièrement moins engageant au départ, pouvant être internalisé (On Premise) par la suite et alors plus adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

À travers ces quelques fondamentaux, il apparaît que le choix d’une offre EDI en Saas ou sur site dépend largement de critères opérationnels et de l’organisation de chacun. Il n’existe pas de mauvaise ou de bonne approche. Afin de choisir la solution la plus adaptée, il est utile de se poser les bonnes questions, de consulter idéalement des acteurs proposant les deux approches pour prendre en considération les points évoqués précédemment et ensuite de se lancer. Il sera alors possible de faire le bon choix et de bénéficier des nombreux avantages liés à l’utilisation des technologies et solutions EDI.

Concernant les factures, qui est un poste qui concerne tous les acteurs, il est fondamental de bien comprendre que l’édition et l’échange électronique de ces documents doivent reposer sur une méthodologie normalisée et compatible avec la législation en vigueur. Sur ce point, nous pouvons notamment évoquer le cas des entreprises qui travaillent avec le secteur public et qui doivent répondre aux obligations de Chorus Pro. Cette démarche aujourd’hui réservée aux fournisseurs des administrations a d’ailleurs son pendant dans le cadre de la facturation inter-entreprises également. Attention donc à entrer dans une logique de professionnalisation de la gestion des factures électroniques, conforme à la réglementation fiscale et qui ne peut donc se limiter à l’envoi d’un simple PDF joint dans un mail.

Ce que nous pouvons conclure de ces différents éléments est que la mise en conformité souvent présentée uniquement sous l’angle du conseil ne suffit pas. En effet, faute de mettre en place des processus de gestion collaboratifs et dédiés, il sera difficile de maintenir à jour son référentiel, de le faire évoluer et d’assurer sa mise en conformité. Attention donc à bien prendre la hauteur nécessaire pour s’assurer de la pertinence de sa démarche et de la viabilité de son approche pour être conforme aux directives du RGPD.